In dit Privacy Statement leggen wij uit hoe Van Lanschot Kempen Investment Management N.V. (Van Lanschot Kempen Investment Management), met uw persoonsgegevens omgaat.

1. Wanneer maken wij wijzigingen in dit Privacy Statement bekend?
Van Lanschot Kempen Investment Management kan dit Privacy Statement wijzigen. Over belangrijke wijzigingen informeren wij u altijd vooraf.

2. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over een natuurlijk persoon zeggen. Denk bijvoorbeeld aan een naam, adres of telefoonnummer. In bijlage 1 staan de categorieën van persoonsgegevens die wij mogelijk kunnen verwerken. In dit Privacy Statement leggen wij uit waarvoor we welke persoonsgegevens kunnen verwerken en op basis waarvan.

3. Wat is ‘verwerken van persoonsgegevens’?
Hieronder valt alles wat wij kunnen doen met persoonsgegevens, waaronder verzamelen, opslaan, bekijken en vernietigen.

4. Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?
Uw privacy is belangrijk voor ons. Wij houden ons aan wet- en regelgeving. Zoals bijvoorbeeld de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Wij behandelen persoonsgegevens verantwoord en zorgvuldig. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen.

5. Gaat dit Privacy Statement ook over uw persoonsgegevens?
Waar in dit Privacy Statement wordt gesproken over persoonsgegevens van klanten, doelen wij ook op de persoonsgegevens van vertegenwoordigers of mensen die verbonden zijn aan een juridische entiteit waar Van Lanschot Kempen Investment Management een relatie mee heeft of heeft gehad.

Afhankelijk van de dienstverlening die u bij ons afneemt of mogelijk wil gaan afnemen, zullen andere gegevens van u verwerkt worden. 

6. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Het is voor ons heel belangrijk dat uw en onze informatie veilig is. Onze medewerkers zijn aan strenge regels gebonden. 
Onze beveiligingsmaatregelen voldoen aan de relevante standaarden. De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens houden toezicht op onze beveiligingsmaatregelen.

7. Hoe gaan wij om met datalekken?
Bij een datalek kunnen persoonsgegevens ergens terecht komen waar ze niet behoren. Wij melden datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit doen wij niet als er voor u geen risico is. Wij informeren u ook. Dat doen we als dat nodig is met het oog op de risico’s die u zou kunnen lopen. Risico’s zijn bijvoorbeeld identiteitsdiefstal of fraude. Wij geven u dan informatie over wat er is gebeurd en wat dat voor gevolgen heeft of kan hebben. Ook vertellen we u over de maatregelen die wij hebben genomen om de eventuele nadelige gevolgen te beperken.

8. Wat kunt u aan ons vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens?
Hierna is een samenvatting opgenomen van wat u aan ons kunt vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens. De wet bepaalt of wij aan uw vraag kunnen meewerken. U moet er daarom rekening mee houden dat wij u niet altijd kunnen helpen.
Wij beantwoorden uw vraag zo snel mogelijk. Aan de behandeling van een vraag zijn geen kosten verbonden, tenzij de beantwoording een uitzonderlijke last voor ons vormt. Daar zou bijvoorbeeld sprake van zijn als u een vraag binnen korte tijd steeds herhaalt. Wij zullen u van te voren informeren als wij kosten in rekening brengen.

Verbetering of aanvulling van persoonsgegevens
U kunt ons vragen persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen als ze niet juist of niet volledig zijn.

Inzage van persoonsgegevens
U kunt ons vragen uw persoonsgegevens in te zien en daarvan een kopie te ontvangen. Ook kunt u ons vragen om informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken (zoals de doeleinden van die verwerkingen en de categorieën van persoonsgegevens).

Verwijderen van persoonsgegevens
U kunt ons vragen persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn of als u uw toestemming voor het gebruiken van de persoonsgegevens heeft ingetrokken.

Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens
U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit kan alleen als wij een verwerking baseren op de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ (in het onderdeel ‘Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens’ is vermeld als daar sprake van is), als sprake is van directe marketing of als de persoonsgegevens worden verwerkt voor statistieken.

Beperken van de verwerking
U kunt ons vragen de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te pauzeren. Dit kan bijvoorbeeld als wij op uw verzoek bekijken of persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn of als wij persoonsgegevens verwerken zonder dat we dat mogen. Ook kunt u dit vragen als u de gegevens nodig denkt te hebben voor een juridische procedure of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.

Overdragen van gegevens
U kunt in bepaalde situaties bij ons uw persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt opvragen voor eigen gebruik ofwel vragen deze over te dragen aan een derde partij.

9. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om verschillende redenen. Hieronder is daarover meer te lezen.

Klant worden
Voordat een partij klant wordt bij Van Lanschot Kempen Investment Management zijn wij verplicht een onderzoek te doen. Gekeken wordt dan of de partij mag worden geaccepteerd als klant. Dat heet het klant-acceptatie-onderzoek. Het doel van dit onderzoek is na te gaan of er redenen zijn om een persoon of juridische entiteit niet als klant te accepteren. Tevens wordt nagegaan of er bijzonderheden zijn waarmee we bij onze dienstverlening rekening moeten houden, bijvoorbeeld of de partij een verhoogd risico heeft omdat deze is opgenomen op nationale of internationale sanctielijsten. Wij mogen voor dit onderzoek persoonsgegevens verwerken voor zover we deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijk verplichting om een klantacceptatie-onderzoek uit te voeren. Voor dit onderzoek vragen we persoonsgegevens op bij de potentiële klant. Deze kunnen bestaan uit een kopie van een identificatiebewijs, selfie, persoonlijke identificatiegegevens, financiële gegevens, kopie van het aandeelhoudersregister van de desbetreffende juridische entiteit en strafrechtelijke gegevens. Wij gebruiken voor dit onderzoek ook externe bronnen, zoals bijvoorbeeld het register van de Kamer van Koophandel, een register voor anti-witwassen en anti-corruptie, het register van financiële toezichthouders en het internet. Van Lanschot Kempen Investment Management kan pas diensten verlenen als de noodzakelijke persoonsgegevens zijn ontvangen.

Wij kunnen persoonsgegevens delen binnen Van Lanschot Kempen Investment Management in het kader van klant-acceptatie-onderzoek. Als een potentiële klant ook een product afneemt bij een entiteit gelieerd aan Van Lanschot Kempen Investment Management kunnen wij informatie over die potentiële klant opvragen bij die entiteit. Bijvoorbeeld om potentiële klanten te screenen op het gebied van integriteit. Ook kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met het oog op fraudebestrijding, waaronder witwasbestrijding. Deze verwerkingen vinden plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang om een integer bedrijf te kunnen voeren.

Klant zijn
Ook tijdens de relatie verwerkt Van Lanschot Kempen Investment Management persoonsgegevens van de klant.

Om contact te kunnen leggen met de klant
Tijdens de relatie met de klant hebben we contact met de klant. Bijvoorbeeld per telefoon (vaste telefoon of mobiele telefoon), per e-mail, sms, post, via een applicatie (app), door gebruik te maken van een chatfunctie op de website of de app. Voor dat contact gebruiken we persoonlijke identificatiegegevens. Wij mogen deze persoonsgegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met onze klanten.

Uitvoering geven aan de overeenkomst
We verwerken persoonsgegevens om de overeenkomst met de klant na te komen. Wij hebben persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig bij het uitvoeren van transacties of bij de verlenen van diensten aan de klant. Ook als er problemen zijn in de relatie met een klant kunnen wij persoonsgegevens verwerken om een oplossing te vinden.

Wettelijke verplichtingen
Wij verwerken persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Hieronder is daar meer informatie over te vinden.
– Transactiemonitoring. Wij zijn wettelijk verplicht transacties van onze klanten te monitoren. Wij kunnen deze verplichting niet nakomen zonder financiële gegevens en persoonlijke identificatiegegevens te verwerken.

– Wettelijke bewaarverplichtingen. Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor informatie met betrekking tot het klantacceptatie-onderzoek, voor uitgevoerde beleggingstransacties en telefoongesprekken en digitale communicatie met de klant als die kunnen leiden tot een beleggingstransactie of beleggingsdienst.

– Informatieverplichtingen en informatieverzoeken. Op basis van wettelijke bepalingen kunnen wij verplicht zijn op eigen initiatief of op verzoek persoonsgegevens over klanten aan een overheidsinstelling, een belasting autoriteit, een toezichthouder of justitie door te geven. Toepasselijke wet- en regelgeving verplicht ons om transacties in beleggingen te rapporteren aan de Autoriteit Financiële Markten. Wij laten deze verplichting ook namens ons uitvoeren door een goedgekeurd rapporteringsmeldingsmechanisme of een beurs. Nederlandse autoriteiten kunnen persoonsgegevens die door ons zijn verstrekt ook weer delen met andere binnenlandse of buitenlandse autoriteiten. Ook buitenlandse wetgeving kan ons verplichten informatie aan buitenlandse instanties te verstrekken.

Voor training en kwaliteitsdoeleinden
We kunnen de inhoud van telefoongesprekken met klanten vastleggen voor training en kwaliteitsdoeleinden. Klanten worden hierover vooraf geïnformeerd. De inhoud van de communicatie wordt vastgelegd om onze medewerkers op te leiden en te begeleiden in het contact met klanten. Wij mogen hiervoor persoonsgegevens verwerken omdat het in ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang is de kwaliteit van telefonische dienstverlening te verbeteren. Een klant kan om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor training en kwaliteitsdoeleinden. In het onderdeel ‘Recht van bezwaar’ is hier meer over te lezen.

Vastleggen van telefoongesprekken met klanten
We kunnen de inhoud van telefoongesprekken met klanten vastleggen. Wij moeten dat doen op basis van wettelijke bewaarverplichtingen (zie ‘Wettelijke verplichtingen’) en voor training en kwaliteitsdoeleinden (zie ‘Voor training en kwaliteitsdoeleinden’). Wij kunnen telefoongesprekken van klanten ook vastleggen ter bescherming van ons gerechtvaardigd belang bij een dossier als een meningsverschil met een klant ontstaat. Ook telefoongesprekken die zijn gevoerd voorafgaand aan de totstandkoming van de relatie met de klant kunnen worden vastgelegd.

De relatie tussen de klant en Van Lanschot Kempen Investment Management is of wordt beëindigd
Als de relatie met de klant is of wordt beëindigd, bewaren we verzamelde persoonsgegevens. Dit kan op basis van wettelijke bewaarverplichtingen, voor interne analyses, voor de afwikkeling van de overeenkomst en de relatie of om te gebruiken bij eventuele meningsverschillen tijdens of na de afronding van de relatie. Wij mogen hiervoor persoonsgegevens verwerken omdat dat noodzakelijk is ter bescherming van ons belang om voldoende bewijs te hebben op het moment dat een meningsverschil met een klant ontstaat. U kunt om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel ‘Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens’ is hier meer over te lezen. Voor de afwikkeling van de overeenkomst en de klant kunnen wij ook nieuwe persoonsgegevens verzamelen, zoals financiële gegevens en gegevens uit publieke externe bronnen (Kadaster en Kamer van Koophandel).

Voor de veiligheid en integriteit van de financiële sector en het voorkomen en beperken van fraude
Fraudeonderzoeken naar gebeurtenissen zorgen voor een veilige en integere financiële sector. Voor dit soort onderzoek kunnen we bijvoorbeeld e-mailcorrespondentie met klanten raadplegen, opgenomen telefoongesprekken beluisteren en medewerkers interviewen. Het kan voorkomen dat daarbij persoonsgegevens van klanten worden verwerkt. Wij kunnen bij de uitvoering van dit onderzoek gebruikmaken van derde partijen, zoals advocaten of forensisch accountants. Wij mogen voor dit doel persoonsgegevens verwerken omdat wij verplicht zijn te zorgen voor een veilige en integere bedrijfsvoering en omdat het in het gerechtvaardigd belang is van onze klanten, de financiële sector, onze medewerkers en onszelf als bedrijf.

Voor promotie en marketing
Onze activiteiten op het gebied van promotie en marketing bestaan uit het werven van nieuwe klanten en het bestendigen van de relatie met bestaande klanten.

Het werven van nieuwe klanten
Voor het werven van nieuwe klanten verwerken wij persoonlijke identificatiegegevens en persoonlijke kenmerken uit externe bronnen en vergelijken die met persoonsgegevens van onze klanten. Wij verwerken persoonsgegevens van potentiële klanten om binnen een redelijke termijn contact op te nemen. Wij vragen op dat moment toestemming. Toestemming kan op ieder moment eenvoudig worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de gegevensverwerking tot het moment van intrekking is rechtmatig. Persoonsgegevens kunnen wij met specifieke toestemming gebruiken om klanten bijvoorbeeld te informeren over producten en diensten of om nieuwsbrieven toe te sturen. Ook beperken wij de bewaring van persoonsgegevens als de klant ons heeft laten weten geen interesse te hebben in onze diensten. Daarmee kunnen we voorkomen dat toch contact met de klant wordt opgenomen. Onder het kopje ‘Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?’ is hier meer over te lezen.

Het bestendigen van de relatie met bestaande klanten
Met promotie en marketing proberen we klanten te wijzen op nieuwe producten en diensten of klanten beter van dienst te zijn. Dat doen wij bijvoorbeeld met een commercial op televisie, een advertentie op sociale media, nieuwsbrieven en informatie op onze website. Maar dat doen we soms ook via een persoonlijke e-mail of met een telefoontje. Voor zulke marketingactiviteiten mogen wij persoonsgegevens verwerken, zoals persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens over producten en diensten en elektronische identificatiegegevens. Wij hebben een bedrijfsbelang bij marketing en promotie, ze ondersteunen onze bedrijfsactiviteiten. Een klant kan om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel ‘Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens’ is hier meer over te lezen.

Analyses en onderzoeken
Wij verwerken persoonsgegevens voor analyses en onderzoeken. Deze analyses en onderzoeken hebben tot doel onze producten en diensten te ontwikkelen en verbeteren en onze klanten beter van dienst te zijn.

Voor het ontwikkelen en verbeteren van producten/diensten en voor een betere klantbediening
Wij streven ernaar om onze producten en diensten zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de behoeften van klanten. Daarom ontwikkelen en verbeteren we onze producten en diensten regelmatig. Om te bepalen hoe we dat het beste kunnen doen analyseren we het gebruik van producten en diensten. Waar dat mogelijk is gebruiken we daarbij geen persoonsgegevens of geanonimiseerde gegevens. 

We verrichten ook klantonderzoek door middel van enquêtes en interviews voor dit doel. Hierbij worden persoonsgegevens verwerkt zoals persoonlijke identificatiegegevens en gegevens over producten en diensten. Deze persoonsgegevens worden verwerkt met toestemming van de klant. Toestemming kan op ieder moment eenvoudig worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de gegevensverwerking tot het moment van intrekking is rechtmatig.

10. Verstrekken wij persoonsgegevens aan derde partijen?
Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Wij doen dit alleen als dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of omdat het onze bedrijfsprocessen efficiënter maakt.

Gegevens delen met entiteiten gelieerd aan Van Lanschot Kempen Investment Management
Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met entiteiten gelieerd aan Van Lanschot Kempen Investment Management voor het werven van nieuwe klanten. Deze verwerkingen vinden plaats op basis van het gerechtvaardigd belang van de entiteiten gelieerd aan Van Lanschot Kempen Investment Management als geheel om activiteiten te kunnen verrichten om klanten te kunnen werven. Ook kunnen wij persoonsgegevens delen met entiteiten gelieerd aan Van Lanschot Kempen Investment Management voor integriteits-, fraude- en witwasbestrijdingsdoeleinden (zie ‘Klant worden’).

Ondersteuning bedrijfsvoering
Ook schakelen wij derde partijen in die ons ondersteunen in onze bedrijfsvoering en daarom voor ons persoonsgegevens verwerken. Deze partijen heten verwerkers. Zo werken wij samen met een derde partij die namens ons de marketing verzorgt en een derde partij die ons relatie management systeem beheert. Met deze derde partijen maken wij afspraken om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens in voldoende mate zijn beschermd. Wij kiezen deze derde partij pas na zorgvuldig onderzoek. Wij eisen dat uw persoonsgegevens ook bij die derden veilig zijn. Wij mogen persoonsgegevens aan derden verstrekken ter ondersteuning van onze bedrijfsvoering omdat het in ons gerechtvaardigd belang is onze bedrijfsvoering te optimaliseren.

11. Verstrekken wij persoonsgegevens aan organisaties in landen buiten de EER?
Wij proberen verwerking van persoonsgegevens aan organisaties in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) te beperken, omdat het beschermingsniveau van persoonsgegevens in die landen mogelijk lager is. In de uitzonderlijke situatie dat dat wel gebeurt doen wij dat slechts omdat dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met een klant of omdat er specifieke waarborgen zijn getroffen ter bescherming van de persoonsgegevens. Voor personen van wie persoonsgegevens worden verstrekt aan derde partijen buiten de EER, blijft Van Lanschot Kempen Investment Management ook ten aanzien van die verwerkingen aanspreekpunt.

12. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
Wij hanteren maximale termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens. Deze termijnen zijn opgenomen in de tabel in bijlage 2. Na het verstrijken van de maximale bewaartermijnen worden persoonsgegevens vernietigd.

13. Verwerken wij ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens?
Wij gaan zorgvuldig om met bijzondere categorieën van persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens. Deze gegevens worden zeer beperkt verwerkt binnen Van Lanschot Kempen Investment Management. Wij verwerken deze gegevens alleen om te voldoen aan onze wettelijk verplichtingen ten aanzien van  klantacceptatie. Verder verwerken wij alleen bijzondere categorieën van persoonsgegevens met uitdrukkelijke toestemming of als u ons dat vraagt of als u bijzondere persoonsgegevens in communicatie met ons op eigen initiatief openbaar maakt. Indien een klant toestemming heeft gegeven voor de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de gegevensverwerking tot het moment van intrekking van toestemming is rechtmatig.

14. Cookies
In ons cookiestatement op https://www.kempen.com/en/cookie-statement leest u hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens die wij verwerken met cookies.

15. Hebt u vragen of klachten?
Voor algemene vragen of klachten in verband met dit Privacy Statement kunt u contact opnemen met de functionaris voor de gegevensbescherming.
E-mail: privacyofficer@vanlanschotkempen.com.

Als u vindt dat uw rechten door Van Lanschot Kempen Investment Management zijn geschonden, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Waar vindt u meer informatie over privacy?

Meer algemene informatie over privacy is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.


Bijlagen

Bijlage 1. Categorieën persoonsgegevens die mogelijk verwerkt kunnen worden

Hieronder staan de categorieën van persoonsgegevens die wij kunnen verwerken. In het Privacy Statement is
uitgelegd waarvoor we deze persoonsgegevens mogelijk kunnen verwerken en op basis waarvan.

Categorie persoonsgegevens Voorbeeld
Persoonlijke identificatiegegevens Naam, adres, woonplaats, postcode, e-mailadres, telefoonnummer, handtekening, selfie

Persoonlijke kenmerken Leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, 
beroep, persoonlijke interesses

Elektronische identificatiegegevens IP-adres, cookies

Communicatiegegevens Vastleggingen vanuit face-to-face-contacten, contacten via telefoon, e-mail, app, brief, vastleggingen van gesprekken over diensten, vastleggingen van klachten en vragen

Bijzondere persoonsgegevens Gegevens genoemd in artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Strafrechtelijke gegevens Strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

Overige persoonsgegevens Burgerservicenummer, rijksregisternummer

Bijlage 2. Bewaartermijnen

Soort gegeven                                                                                                                        Bewaartermijn

Persoonsgegevens met betrekking tot klant                                                                         Tien jaar na beëindiging relatie

Persoonsgegevens van potentiële klant met wie nog geen contact is geweest                   Zes maanden verzameling

Persoonsgegevens van potentiële klanten die hebben aangegeven contact te                   Twee jaar na het laatste

willen hebben                                                                                                                         contactmoment

Contactgegevens van potentiële klant die niet meer benaderd wil worden                        Drie jaar na het laatste

contactmoment

Gesprekken met klanten over beleggingen via vaste en mobiele telefoon,                         Tien jaar na opname

elektronische communicatiemiddelen zoals e-mail

Gesprekken met klanten over overige vormen van dienstverlening via vaste en                 Twee jaar na opname

mobiele telefoon, elektronische communicatiemiddelen zoals e-mail

De genoemde bewaartermijnen kunnen alleen worden verlengd, als na het verstrijken van de genoemde bewaartermijn

sprake is van een lopende klacht, procedure of (strafrechtelijk of toezichtrechtelijk) onderzoek met betrekking tot de

(ex-)relatie. Op persoonsgegevens die zijn opgeslagen bij derde partijen zijn dezelfde bewaartermijnen van toepassing.

In ons cookie-statement vindt u de bewaartermijnen die worden gehanteerd door de verschillende cookies.