Bewaartermijnen van persoons- en contactgegevens
pdf, 41,3 KB
In dit Privacy Statement leggen wij uit hoe Van Lanschot Kempen N.V. (Van Lanschot Kempen) met persoonsgegevens omgaat. Van Lanschot Kempen houdt de aandelen in Van Lanschot N.V. Het Privacy Statement van Van Lanschot N.V. vindt u op www.vanlanschot.nl/privacy.
Van Lanschot Kempen kan dit Privacy Statement wijzigen. Over belangrijke wijzigingen informeren wij u altijd vooraf.
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een natuurlijk persoon zeggen. Denk bijvoorbeeld aan een naam, adres of telefoonnummer.
Hieronder valt alles wat Van Lanschot Kempen kan doen met persoonsgegevens. Bijvoorbeeld verzamelen, bekijken, vernietigen of opslaan.
Uw privacy is belangrijk voor ons. Wij houden ons aan toepasselijke privacywet- en regelgeving. Zoals bijvoorbeeld de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Wij behandelen persoonsgegevens verantwoord en zorgvuldig. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen.
We verwerken persoonsgegevens van (vertegenwoordigers van) aandeelhouders, bezoekers van de website, geïnteresseerde investeerders en overige geïnteresseerden in Van Lanschot Kempen of vertegenwoordigers daarvan. In dit Privacy Statement is uitgelegd waarvoor Van Lanschot Kempen welke persoonsgegevens kan verwerken en op basis waarvan. In de tabel onder aan deze pagina ziet u de categorieën van persoonsgegevens die wij, afhankelijk van de situatie, kunnen verwerken.
Het is voor ons heel belangrijk dat uw en onze informatie veilig is. Onze beveiligingsmaatregelen voldoen aan de relevante standaarden. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op onze beveiligingsmaatregelen.
Bij een datalek kunnen persoonsgegevens ergens terecht komen waar ze niet behoren. Wij melden datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit doen wij niet als er voor u geen risico is. Wij informeren ook u. Dat doen we als dat nodig is met het oog op de risico’s die u zou kunnen lopen. Risico’s zijn bijvoorbeeld identiteitsdiefstal of fraude. Wij geven u dan informatie over wat er is gebeurd en wat dat voor gevolgen heeft of kan hebben. Ook vertellen we u over de maatregelen die wij hebben genomen om de eventuele nadelige gevolgen te beperken.
Hieronder leest u wat u aan ons kunt vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens. De wet bepaalt of wij aan uw vraag kunnen meewerken. U moet er daarom rekening mee houden dat wij u niet altijd kunnen helpen.
U kunt uw vraag stellen door contact op te nemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming via privacyofficer@vanlanschotkempen.com. Wij beantwoorden uw vraag zo snel mogelijk. Aan de behandeling van een vraag zijn geen kosten verbonden, tenzij de beantwoording een uitzonderlijke last voor ons vormt. Daar kan bijvoorbeeld sprake van zijn als u een vraag binnen korte tijd steeds herhaalt. Wij zullen u van te voren informeren als wij kosten in rekening brengen.
U kunt Van Lanschot Kempen vragen persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen als ze niet juist of niet volledig zijn.
U kunt Van Lanschot Kempen vragen uw persoonsgegevens in te zien en daarvan een kopie te ontvangen. Ook kunt u ons vragen om informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken (zoals de doeleinden van die verwerkingen en de categorieën van persoonsgegevens).
U kunt ons vragen persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn of als u uw toestemming voor het gebruiken van de persoonsgegevens heeft ingetrokken.
U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit kan alleen als wij een verwerking baseren op de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ (in het onderdeel ‘Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?’ is vermeld als daar sprake van is), als sprake is van directe marketing of als de persoonsgegevens worden verwerkt voor statistieken.
U kunt ons vragen de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te pauzeren. Dit kan bijvoorbeeld als wij op uw verzoek bekijken of persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn of als wij persoonsgegevens verwerken zonder dat we dat mogen. Ook kunt u dit vragen als u de gegevens nodig denkt te hebben voor een juridische procedure of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.
Van Lanschot Kempen verwerkt persoonsgegevens om verschillende redenen. Hieronder is daarover meer te lezen.
Wij verwerken persoonsgegeven in verband met periodieke of bijzondere aandeelhoudersvergadering van Van Lanschot Kempen, bijvoorbeeld bij het registeren van aanmeldingen van aandeelhouders voorafgaand aan- en het stemmen tijdens deze vergaderingen en het vastleggen in notulen. Wij mogen hiervoor persoonlijke identificatiegegevens verwerken omdat we met het houden van aandeelhoudersvergaderingen voldoen aan onze wettelijke verplichting.
Wij verwerken persoonsgegeven van bestuurders en commissarissen van Van Lanschot Kempen in verband met de voordracht en herbenoeming, bijvoorbeeld bij de toetsing door toezichthouders. Wij mogen hiervoor persoonsgegevens persoonlijke identificatiegegevens en persoonlijke kenmerken verwerken omdat we hiermee voldoen aan onze wettelijke verplichting.
Wij verwerken persoonsgegevens van bestaande en potentiële aandeelhouders in Van Lanschot Kempen om te kunnen communiceren met deze personen. Ook verwerken wij persoonsgegevens van personen die geïnteresseerd zijn in Van Lanschot Kempen (zoals bijvoorbeeld journalisten) om hen periodiek informatie toe te sturen, bijvoorbeeld media- en persberichten over Van Lanschot Kempen. Wij mogen hiervoor persoonsgegevens persoonlijke identificatiegegevens verwerken omdat het in ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang is om met deze personen te communiceren. Een betrokkene kan om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang.
De activiteiten van Van Lanschot Kempen op het gebied van promotie en marketing (bijvoorbeeld in de vorm van roadshows) zien met name op het bereiken van potentiële nieuwe aandeelhouders en het onderhouden van de relatie met bestaande aandeelhouders, bijvoorbeeld door de afdeling Investor Relations. Voor zulke promotie- en marketingactiviteiten mogen wij persoonsgegevens verwerken, zoals persoonlijke identificatiegegevens en elektronische identificatiegegevens. Wij hebben een bedrijfsbelang bij promotie en marketing, ze ondersteunen de bedrijfsactiviteiten van Van Lanschot Kempen. Een betrokkene kan om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel ‘Wat kunt u aan ons vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens’ kunt u meer lezen over bezwaar maken.
Wij verwerken persoonsgegevens van bestuurders van de Stichting Administratiekantoor van gewone aandelen A Van Lanschot Kempen en de Stichting Preferente aandelen C Van Lanschot Kempen in verband met het voeren van het secretariaat. Wij hebben een bedrijfsbelang bij het goed functioneren voor deze stichtingen die onafhankelijk zijn van Van Lanschot Kempen. Een betrokkene kan om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang.
Wij verwerken persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Hieronder is daar meer informatie over te vinden.
Een andere manier om te zorgen voor een veilige en integere financiële sector, zijn fraudeonderzoeken naar gebeurtenissen. Wij kunnen bij de uitvoering van dit onderzoek gebruikmaken van derde partijen, zoals advocaten of forensisch accountants.
Wij mogen voor dit doel persoonsgegevens verwerken omdat wij verplicht zijn te zorgen voor een veilige en integere bedrijfsvoering en omdat het in het gerechtvaardigd belang is van onze aandeelhouders, de financiële sector, onze medewerkers en onszelf als bedrijf.
Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Wij doen dit alleen als dit noodzakelijk is omdat het bedrijfsprocessen van Van Lanschot Kempen efficiënter maakt. Zo maakt Van Lanschot Kempen gebruik van een onafhankelijke derde partij die steminstructies aanneemt van aandeelhouders die willen stemmen tijdens (bijzondere) aandeelhoudersvergaderingen. Medewerkers van Van Lanschot voeren de activiteiten zoals omschreven in dit Privacy Statement uit omdat Van Lanschot Kempen zelf geen medewerkers in dienst heeft.
Wij hanteren maximale termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens. Deze termijnen zijn opgenomen in de tabel onder aan deze pagina. Na het verstrijken van de maximale bewaartermijnen worden persoonsgegevens vernietigd.
De genoemde bewaartermijnen kunnen alleen worden verlengd, als na het verstrijken van de genoemde bewaartermijn sprake is van een lopende klacht, procedure of (strafrechtelijk of toezichtrechtelijk) onderzoek met betrekking tot de persoon. Op persoonsgegevens die zijn opgeslagen bij derde partijen zijn dezelfde bewaartermijnen van toepassing. In ons cookiestatement vindt u de bewaartermijnen die worden gehanteerd voor de verschillende cookies.
In ons cookiestatement leest u hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens die wij verwerken met cookies.
Voor algemene vragen of klachten in verband met dit Privacy Statement kunt u contact opnemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming.
E-mail: privacyofficer@vanlanschotkempen.com.
Als u vindt dat uw rechten door Van Lanschot Kempen zijn geschonden, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Met andere vragen kunt u contact opnemen met Investor Relations op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur.
Telefoon: +31 20 354 4590
E-mail: investorrelations@vanlanschotkempen.com
Meer algemene informatie over privacy is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
pdf, 41,3 KB
pdf, 29,2 KB